小売・サービス業等の働き方改革実現
2017年3月8日 お仕事ITpro Active/ITpro Marketing ITpro Success
ご参考URL＝http://itpro.nikkeibp.co.jp/atclact/activesp/16/122800047/?n_cid=nbpitp_siad_try160301itptgml&act14
小 売 ・ サ ー ビ ス 業 な ど の
モ バ イ ル ワ ー カ ー の 働 き 方 改 革 を 実 現 す る
新 ク ラ ウ ド サ ー ビ ス
小売店、飲食店やホテル、交代制の製造ラインなどでは、日付・時間帯別の担当者を一覧にした“シフト表”が労務管理に使われている。店長や現場のリーダーなどが手書きや Microsoft Excel で作っているという店舗や企業は多いだろう。パートタイマーやアルバイトが多い職場ではあまり先の予定を立てることはできないし、本人や家族の病気で当日になって来られなくなることもしばしば。シフト管理には高い柔軟性が求められるので、現在でも手作りされることは多い。
しかしながら、その作成にあまりに時間や手間を取られているので、このシフト管理業務を効率化すれば現場の生産性が高まるだけでなく、残業や自宅作業が減って店長の労働意欲も高まるはず。このような考えから、シフト管理ツールを導入する企業は増えている。最近はWebサイトから申し込むだけですぐに使えるSaaS型のサービスも多数登場し、店舗側の判断で契約してしまうこともしばしばだ。
その一方で、SaaSなどのITソリューションを現場の判断で導入できるようにしたり黙認したりすることは、セキュリティやIT全般統制の観点からは決して好ましいことではない。現場裁量の余地を残しつつ、全社レベルの業務効率化や働き方改革に結び付けることはできないものか。
「そうしたニーズに応えるかたちでマイクロソフトが2017年1月に提供を開始したのが、オフィス外の現場で働くモバイルワーカーのための『 Microsoft StaffHub 』です」と、日本マイクロソフトの冨士野光則氏は紹介する。
Microsoft StaffHub は、マイクロソフトのSaaSである「 Microsoft Office 365 」の利用者に提供されるWebアプリとモバイルアプリのサービスである。その特長や導入メリットを見ていこう。
シフトは店長が登録、同僚との交代もできる
まず導入に際してのメリットは、SaaSである Office 365 同様、特別なハードウエアを必要とせずすぐに使い始められること。「店長やマネージャーは一般的なWebブラウザーが使えるPCやタブレット、モバイルワーカーはiOSまたはAndroid搭載のスマートフォンさえ持っていれば使えます」（冨士野氏）。
中核となるのは、シフト表を作成・管理するためのスケジュール管理機能だ。このWebアプリの画面はExcelシートと似たデザインのスケジュール表になっているので、縦軸（担当者名）と横軸(時間帯)で区切られたマス目の中に開始時刻と終了時刻、休憩時間、スタッフへの指示事項を登録していけばよい。
できあがったシフト表を公開という機能で確定させると、各スタッフのスマートフォンにはその内容がインターネットを経由して自動的に送り込まれる。
スマートフォン側のモバイルアプリの画面は、シフト一覧、シフト詳細（指示事項/同じ時間帯のシフトに入っている同僚）、カレンダー（月間/週間）といった構成。指定された時間帯に都合がつかない場合は、他のスタッフに代わってもらうことも可能だ。
「同じ店舗の全員のシフトがスマートフォンの画面で確認できますから、店長の手をわずらわせなくても交代してもらう人を簡単に探せます」と、冨士野氏。相手が交代を引き受けてくれて、店長やマネージャーがそれを承認すると、シフト表は自動的に更新される。
チャットと情報共有で作る働きやすい職場
Microsoft StaffHub のもう一つの重要な機能が、チャットベースのコミュニケーションだ。
チャットベースのコミュニケーション機能の画面例
チャットベースのコミュニケーション機能の画面例
[画像のクリックで拡大表示]
「セキュリティなどの観点からフリーのコンシューマーアプリに抵抗を感じられるお客様も非常に多いので、 Microsoft StaffHub には独自のクローズドのコミュニケーション機能を付けています」と、冨士野氏。投稿されたメッセージを全員が見られる「チームチャット」と、特定の相手とやり取りする「直接メッセージ送信」の二つの機能が実装されているので、店舗運営の改善提案を全員に投げかけたり、シフトの交代を特定の人に頼んだりと、様々な使い方ができる。
なお、どちらのメッセージについても製品写真や現場写真などの貼り付けが可能。画面に表示されているカメラアイコンをクリックしてスマートフォンの内蔵カメラで撮影すると、その画像が文字メッセージに自動的に添付されるので現場で起こった情報を本部や他店舗と共有することも非常にスムーズに行うことができる。
第3の機能としては、本部や店長からスタッフに運営マニュアルやキャンペーン情報などを流すための「コンテンツ共有機能」がある。
日本マイクロソフト株式会社クラウド＆ソリューションビジネス統括本部Cloud Productivity ＆ Mobility 営業本部テクニカル第1営業部部長堺 浩伸 氏
日本マイクロソフト株式会社
クラウド＆ソリューションビジネス統括本部
Cloud Productivity ＆ Mobility 営業本部
テクニカル第1営業部
部長
堺 浩伸 氏
この機能を使って共有用のコンテンツを登録するには、店長やマネージャーがPCやタブレットからファイルをアップロードするだけでOK。テキストファイルやWord文書だけでなく、画像ファイル、動画ファイルなども共有の対象となる。
さらに、 Microsoft StaffHub 導入の前提となっている Office 365 のプランに含まれる SharePoint Online と組み合わせて活用すれば、拡張した情報共有のインフラをモバイルワーカーに使ってもらうことも可能。
日本マイクロソフトの堺浩伸氏は、「 SharePoint Online とお客様独自のニーズを組み合わせていただくことにより、現場から本社に情報をフィードバックするような仕組みも簡単に構築できます」と説明する。
既に触れたように、 Microsoft StaffHub は Office 365 のアカウントにひも付いたサービスとなっており、利用するのに必要となる Office 365 のプランはK1、E1、E3、E5の4種類。パートタイマーやアルバイトが多い場合は、K1プラン（１ユーザー・月額の費用は440円）と組み合わせるのがよいだろう。
ご参考URL＝http://itpro.nikkeibp.co.jp/atclact/activesp/16/122800047/?n_cid=nbpitp_siad_try160301itptgml&act14
小 売 ・ サ ー ビ ス 業 な ど の
モ バ イ ル ワ ー カ ー の 働 き 方 改 革 を 実 現 す る
新 ク ラ ウ ド サ ー ビ ス
小売店、飲食店やホテル、交代制の製造ラインなどでは、日付・時間帯別の担当者を一覧にした“シフト表”が労務管理に使われている。店長や現場のリーダーなどが手書きや Microsoft Excel で作っているという店舗や企業は多いだろう。パートタイマーやアルバイトが多い職場ではあまり先の予定を立てることはできないし、本人や家族の病気で当日になって来られなくなることもしばしば。シフト管理には高い柔軟性が求められるので、現在でも手作りされることは多い。
しかしながら、その作成にあまりに時間や手間を取られているので、このシフト管理業務を効率化すれば現場の生産性が高まるだけでなく、残業や自宅作業が減って店長の労働意欲も高まるはず。このような考えから、シフト管理ツールを導入する企業は増えている。最近はWebサイトから申し込むだけですぐに使えるSaaS型のサービスも多数登場し、店舗側の判断で契約してしまうこともしばしばだ。
その一方で、SaaSなどのITソリューションを現場の判断で導入できるようにしたり黙認したりすることは、セキュリティやIT全般統制の観点からは決して好ましいことではない。現場裁量の余地を残しつつ、全社レベルの業務効率化や働き方改革に結び付けることはできないものか。
「そうしたニーズに応えるかたちでマイクロソフトが2017年1月に提供を開始したのが、オフィス外の現場で働くモバイルワーカーのための『 Microsoft StaffHub 』です」と、日本マイクロソフトの冨士野光則氏は紹介する。
Microsoft StaffHub は、マイクロソフトのSaaSである「 Microsoft Office 365 」の利用者に提供されるWebアプリとモバイルアプリのサービスである。その特長や導入メリットを見ていこう。
シフトは店長が登録、同僚との交代もできる
まず導入に際してのメリットは、SaaSである Office 365 同様、特別なハードウエアを必要とせずすぐに使い始められること。「店長やマネージャーは一般的なWebブラウザーが使えるPCやタブレット、モバイルワーカーはiOSまたはAndroid搭載のスマートフォンさえ持っていれば使えます」（冨士野氏）。
中核となるのは、シフト表を作成・管理するためのスケジュール管理機能だ。このWebアプリの画面はExcelシートと似たデザインのスケジュール表になっているので、縦軸（担当者名）と横軸(時間帯)で区切られたマス目の中に開始時刻と終了時刻、休憩時間、スタッフへの指示事項を登録していけばよい。
できあがったシフト表を公開という機能で確定させると、各スタッフのスマートフォンにはその内容がインターネットを経由して自動的に送り込まれる。
スマートフォン側のモバイルアプリの画面は、シフト一覧、シフト詳細（指示事項/同じ時間帯のシフトに入っている同僚）、カレンダー（月間/週間）といった構成。指定された時間帯に都合がつかない場合は、他のスタッフに代わってもらうことも可能だ。
「同じ店舗の全員のシフトがスマートフォンの画面で確認できますから、店長の手をわずらわせなくても交代してもらう人を簡単に探せます」と、冨士野氏。相手が交代を引き受けてくれて、店長やマネージャーがそれを承認すると、シフト表は自動的に更新される。
チャットと情報共有で作る働きやすい職場
Microsoft StaffHub のもう一つの重要な機能が、チャットベースのコミュニケーションだ。
チャットベースのコミュニケーション機能の画面例
チャットベースのコミュニケーション機能の画面例
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「セキュリティなどの観点からフリーのコンシューマーアプリに抵抗を感じられるお客様も非常に多いので、 Microsoft StaffHub には独自のクローズドのコミュニケーション機能を付けています」と、冨士野氏。投稿されたメッセージを全員が見られる「チームチャット」と、特定の相手とやり取りする「直接メッセージ送信」の二つの機能が実装されているので、店舗運営の改善提案を全員に投げかけたり、シフトの交代を特定の人に頼んだりと、様々な使い方ができる。
なお、どちらのメッセージについても製品写真や現場写真などの貼り付けが可能。画面に表示されているカメラアイコンをクリックしてスマートフォンの内蔵カメラで撮影すると、その画像が文字メッセージに自動的に添付されるので現場で起こった情報を本部や他店舗と共有することも非常にスムーズに行うことができる。
第3の機能としては、本部や店長からスタッフに運営マニュアルやキャンペーン情報などを流すための「コンテンツ共有機能」がある。
日本マイクロソフト株式会社クラウド＆ソリューションビジネス統括本部Cloud Productivity ＆ Mobility 営業本部テクニカル第1営業部部長堺 浩伸 氏
日本マイクロソフト株式会社
クラウド＆ソリューションビジネス統括本部
Cloud Productivity ＆ Mobility 営業本部
テクニカル第1営業部
部長
堺 浩伸 氏
この機能を使って共有用のコンテンツを登録するには、店長やマネージャーがPCやタブレットからファイルをアップロードするだけでOK。テキストファイルやWord文書だけでなく、画像ファイル、動画ファイルなども共有の対象となる。
さらに、 Microsoft StaffHub 導入の前提となっている Office 365 のプランに含まれる SharePoint Online と組み合わせて活用すれば、拡張した情報共有のインフラをモバイルワーカーに使ってもらうことも可能。
日本マイクロソフトの堺浩伸氏は、「 SharePoint Online とお客様独自のニーズを組み合わせていただくことにより、現場から本社に情報をフィードバックするような仕組みも簡単に構築できます」と説明する。
既に触れたように、 Microsoft StaffHub は Office 365 のアカウントにひも付いたサービスとなっており、利用するのに必要となる Office 365 のプランはK1、E1、E3、E5の4種類。パートタイマーやアルバイトが多い場合は、K1プラン（１ユーザー・月額の費用は440円）と組み合わせるのがよいだろう。
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